Spesso le persone mi dicono ?io non ho tempo? con la faccia triste e sconsolata di chi ha già provato di tutto per contrastare questo nemico invisibile e implacabile: il tempo, o meglio la mancanza di tempo.

Molte di loro non utilizzano però l?arma più potente che hanno a disposizione per contrastare il nemico, ovvero una buona pianificazione.

Ripetersi ?non ho tempo? di per sé non porta a nulla e non cambia lo stato dei fatti. Per prima cosa sottolineiamo che tutti abbiamo lo stesso numero di ore nella giornata e nella settimana, quindi continuare con la tiritera del ?non ho tempo? non ti aiuterà a migliorare la tua situazione.

L?unica cosa che può aiutarti è una buona pianificazione.

Perchè ti serve una buona pianificazione

Quando parlo di obiettivi, di sogni e di pianificazione con le persone vedo i volti impallidire e gli occhi sgranarsi come se stessi parlando in un'altra lingua.

Eppure per raggiungere gli obiettivi e portare a termine i progetti è tutto lì: una buona pianificazione.

All?esterno sembra facile perché ho acquisito una certa dimestichezza con la materia. In realtà ci sono voluti anni per affinare le tecniche, per studiare e per capire nel profondo che se voglio che i miei sogni si manifestino, non c?è magia che funzioni più della pianificazione attenta e ben strutturata.

 

La vera svolta è arrivata quando ho iniziato a pianificare le settimane, ma partiamo dall?inizio.

 

Una buona pianificazione del tempo permette di avere sempre un certo controllo sulle giornate e, di conseguenza, permette di raggiungere gli obiettivi in modo molto più agevole.  

Dico ?un certo controllo? perchè non voglio mentire riguardo agli imprevisti: accadono e non sono prevedibili (ovvio) quindi imparare a pianificare bene ti permette anche di gestire agevolmente gli imprevisti.

 

Ovvio che se la sfiga ti colpisce e te ne capitano 10 in una giornata non c?è pianificazione che tenga? magari ti serve un esorcismo.

 

Una buona pianificazione settimanale per gestire bene il tuo tempo

 

La pianificazione settimanale è il livello di dettaglio ideale per capire come ci si sta muovendo, ma prima è necessario individuare degli step più ampi come:

 

1 - Visual Board e definizione di obiettivi a 5/10 anni

2 - Pianificazione degli obiettivi annuali

3 - Pianificazione trimestrale

4 - Pianificazione mensile

 

solo a questo punto potrai pensare alla tua Pianificazione settimanale

 

Eccessivo? Non credo, ho imparato a mie spese cosa significa non aver creduto nei propri sogni e trovarsi a rincorrerli quando ormai ti sembra che tutti gli altri sappiano cosa fare della loro vita, ma questa è un?altra storia.

Il processo ottimale per una buona pianificazione

Chi mi conosce sa che io sono una fan sfegatata della Visual Board, se vuoi fare il mio nuovo mini corso gratuito ti devi iscrivere alla newsletter e accedere all'area riservata agli iscritti. Io la uso per esplorare i miei sogni e i miei obiettivi, per conoscere meglio me stessa, chi sono e dove posso migliorare.

Il primo passo di una buona pianificazione è conoscere il proprio obiettivo. Più riesci ad essere particolareggiato meglio è.

Quando hai ben chiaro cosa vuoi fare è arrivato il momento di capire quando puoi farlo.

Ci saranno delle cose che puoi fare subito, altre per cui ti mancheranno soldi o competenze (in questo caso è necessario un piano d?attacco o meglio d?azione).

 

Se ti mancano i soldi bisogna pianificare un salvadanaio che ti permetta di risparmiare nel tempo la cifra di cui hai bisogno, se ti mancano competenze bisogna iniziare a cercare come colmarle e capire quanto tempo ti ci vuole per farlo.

 

A questo punto hai un piano di attacco molto macro che deve essere riportato alla tua quotidianità:

1 - dati i tuoi obiettivi decidi quali sono quelli che vuoi portare a termine quest?anno

2 - metti in ordine temporale questi obiettivi lungo l?anno solare facendo attenzione alla loro distribuzione per non avere tempi morti e tempi troppo affollati

3 - crea un piano mensile che ti permetta di avere idea del carico di lavoro a cui dovrai sottoporti

 

fatto questi tre step hai un quadro abbastanza completo di quello che sarà il tuo anno, non ti resta che passare dalla strategia all?organizzazione.

 

Pianificazione mensile

Segna in agenda mezza giornata al mese per la pianificazione del mese successivo. Questa mezza giornata è importante per farti capire se la strategia che hai pensato è sostenibile oppure no.

 

Durante la pianificazione mensile devi:

1 - controllare l?andamento dei task del mese e, se necessario spostare al mese successivo quelli che non sono stati portati a termine

2 - controllare che il mese successivo non sia troppo affollato e nel caso prevedere un ulteriore check a metà mese

3 - dividere tutte le task per settimana in modo da distribuirle equamente per tutto il mese partendo da quelle con scadenza obbligata.

 

La pianificazione mensile di solito è fatta su un foglio unico. Io di solito la appendo per avere sempre sott'occhio quali sono gli obiettivi del mese.

 

Pianificazione settimanale

Il piano d?azione settimanale è quello più delicato e merita attenzione. Ogni settimana dedicati almeno 2 ore, (anche durante la settimana in cui farai la tua pianificazione mensile). So che sembra un mucchio di tempo, ma questo ti farà risparmiare tantissimo in stress e ansia.

 

L?organizzazione delle giornate è una questione personale, io ad esempio lavoro meglio la mattina, quindi mi metto task impegnativi la mattina e tengo il pomeriggio per le attività leggere.

Prova ad esplorare quale è la modalità migliore per te. Se conosci il tuo cronotipo sei avvantaggiato, nel caso non sapessi cosa sia ti consiglio questo articolo.

 

Dopo aver capito quando le tue energie sono al massimo devi decidere quali e quante cose fare ogni giorno, tenendo presente queste cose:

1- se sei donna segnati le fasi del ciclo mestruale perchè possono essere croce e delizia della pianificazione (a tal proposito di consiglio di leggere anche l?articolo sugli archetipi femminili)

2 - segnati gli impegni improrogabili: visite mediche, compleanni, matrimoni, se devi prendere appuntamenti per la settimana successiva questo è il momento di farlo

3 - tieni un giorno libero per gli imprevisti, questo ti servirà per mettere le attività che non sei riuscito a fare per qualsiasi imprevisto, oppure potrai fare cose in più della tua lista mensile

4 - crea un elenco di attività da fare ogni giorno avendo cura di raggruppare il più possibile attività simili

 

Il rituale della pianificazione

Vabbè, io che parlo di rituali non è una novità. Però il momento che dedico alla pianificazione per me ha qualcosa di sacro. Sto lavorando per manifestare i miei sogni, sto osservando i miei risultati e mi sto concedendo la meritata gratificazione per i traguardi raggiunti.

 

Negli anni è diventato un momento speciale in cui mi dedico a me stessa, in solitudine, con una musica adeguata e una buona tazza di tè. Prima scrivo le mie riflessioni della settimana, rileggo quelle della settimana passata, estraggo una carta per ispirarmi e poi inizio a guardare il planning mensile o annuale a seconda dei casi.

 

Capisco che molte persone abbiano paura ad avvicinarsi alla pianificazione del tempo perché credono che faccia perdere la creatività e che faccia perdere la spontaneità.

Al contrario, io la vedo come un modo per riconnettermi con me stessa, i miei sogni e i miei obiettivi. Una buona pianificazione mi aiuta ad essere centrata, mi guida nel lavoro e mi fa sentire piena e appagata.

 

 

Se sei arrivato fino a qui, ti consiglio di provare ad applicare ciò che hai appena letto e non sarai più uno di quelli che si lamenta perché ?non ho tempo?.

 

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